ETFA 2020 – 25th International Conference on Emerging Technologies and Factory Automation

Von 8. bis 11. September 2020 verwandelten sich die Hörsäle der TU Wien in der Gußhausstraße 27-29 zu einer hybriden Veranstaltungslocation. Die International Conference on Emerging Technologies and Factory Automation, kurz ETFA, fand in diesen Räumlichkeiten das ideale Umfeld um bereits zum 25. Mal stattfinden zu können. Trotz, oder vielleicht gerade wegen, dem strengen COVID-19-Präventionskonzept war die Konferenz ein voller Erfolg.

Die ganze Welt in einer Konferenz

Es konnten 110 TeilnehmerInnen on-site in Wien und etwa 250 TeilnehmerInnen online bei der Jubiläumskonferenz gezählt werden. Die KonferenzteilnehmerInnen waren auf der gesamten Welt verstreut – von Japan bis zu den USA, von Finnland bis Australien. Das Highlight der Konferenz waren die beiden Keynotes von Benjamin Klöpper (ABB) und Niki Popper (TU Wien).   

Die aktuelle Situation und die zu dem Zeitpunkt geltenden Regeln rund um die Corona-Pandemie stellte uns als Organisationsteam bereits in der ersten Jahreshälfte vor eine große Entscheidung – die Konferenz absagen, verschieben oder durchführen? Die Entscheidung ist klar auf die Durchführung der 25. ETFA in hybrider Form gefallen. Diejenigen, die zum Zeitpunkt der Konferenz nach Österreich reisen dürfen, haben die Möglichkeit on-site, also vor Ort in Wien, teilzunehmen und für alle jene, denen es aus Gründen der Ein- und Ausreisebestimmungen nicht möglich ist, werden die Inhalte der Konferenz live via Stream zur Verfügung gestellt. 

Von technischen Schwierigkeiten und einem umfangreichen Programm

In der Praxis sah es so aus, dass die TeilnehmerInnen online via Zoom an der jeweiligen Session teilnehmen konnten und gleichzeitig die TeilnehmerInnen on-site die Sessions direkt im Hörsaal über die Leinwand verfolgten. Das technische Team vor Ort regelte dabei die Zuschaltungen von online SpeakerInnen wie auch jene, die im Hörsaal live vortrugen. Das bereits vorhandene technische Equipment an der TU Wien spielte uns in die Hände, sodass wir an sich aus jedem uns zur Verfügung stehenden Raum streamen konnten. Wir hatten jedoch nicht damit gerechnet, dass uns einfache technische Schwierigkeiten ereilen könnten, wie Überhitzen des Laptops oder ein notwendiger Neustart des VLC-Player nach 7 Stunden Streaming-Dauerschleife.

On-site, hybrid & online

Der inhaltliche Teil der Konferenz wurde in 57 Sessions an 4 Tagen abgehalten. Zum Teil fanden bis zu 5 Sessions parallel statt. Dabei wurden die Sessions in drei unterschiedlichen Formaten abgehalten. Zum einen onsite, das bedeutete alle Vortragenden einer Session waren auch persönlich in Wien anwesend um ihre Vorträge zu halten. Als zweites hybrid, dies war eine Mischung aus Vorträgen von TeilnehmerInnen, die direkt aus Wien ihren Vortrag hielten und TeilnehmerInnen, die per Stream zugeschaltet wurden. Und online, bei dieser Form waren alle Vortragenden online via Zoom als Live-Zuschaltung dabei. Obwohl keiner der Vortragenden aus der Session physisch anwesend war konnten dennoch alle TeilnehmerInnen der Konferenz im Hörsaal und online mit den Vortragenden ins Gespräch kommen. Das Vortragende, die online zugeschalten werden, sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, ist ein weiterer Punkt, der in der Programmgestaltung berücksichtigt wurde. KollegInnen mit ihrem Sitz in Indien wurden in den Sessions Vormittags eingeladen und jene von der amerikanischen Westküste am Nachmittag eingeplant.

Zusätzlich zu dem umfangreichen Paket aus unterschiedlichen Sessions wurden zwei Keynote Speaker eingeladen. Benjamin Klöpper (ABB) saß in Deutschland und wurde via Livestream zugeschaltet. Er hielt seine Keynote zum Thema: „Machine Learning to support Plant Operations – Opportunities, Good Practices, and Challenges“.
Niki Popper, selber an der TU Wien, hielt seinen Vortrag zum Thema: „Simulation Based Decision Support – the COVID19 Crisis in Austria“

ETFA & Corona

Die TeilnehmerInnen vor Ort wurden bereits im Vorfeld der Konferenz über die gültigen Hygiene- und Abstandsrichtlinien informiert. Das COVID-19-Präventionskonzept orientierte sich an den bereits bestehenden Vorgaben der TU Wien und wurde an die Bedürfnisse der Konferenz angepasst. Es galt Mund-Nasen-Schutz-Pflicht abseits von den Sitzplätzen und zu jeder Zeit im Gebäude. Beim Betreten eines Hörsaals mussten die TeilnehmerInnen sich für einen Sitzplatz entscheiden und diesen mit ihrer ID kennzeichnen. 

Als Abwechslung zur Konferenz vor Ort in der Gußhausstraße wurden die TeilnehmerInnen zu einer Welcome Reception und zu einem Conference Dinner eingeladen. Für die beiden Side-Events wurden bewusst Locations gewählt, bei denen die TeilnehmerInnen Wiener Traditionen und Kultur näher kennenlernen konnten. Die Welcome Reception fand beim Heurigen Mayer am Pfarrplatz statt. Zum Conference Dinner luden wir die Gäste in die Österreichische Nationalbibliothek mit einer exklusiven Führung durch den Prunksaal.   

Wir, das Organisationsteam der ETFA 2020, blicken stolz auf die gelungene erste hybride Konferenz während einer so herausfordernden Zeit zurück.

Das Organisationsteam der ETFA 2020
V.l.n.r.: Stefan Wilker, Thilo Sauter, Carina Schöfl, Andrija Goranovic

Das sagten die Teilnehmer über die Konferenz:

Given the first ETFA hybrid conference – the organizers did a perfect job! Thanks and congratulations!

Thank you for organizing such an event in this special time. You did an awesome job!

Thank you for this extraordinary conference experience at TU Wien!

Excellent conference despite the obvious constraints!

Alle Links gesammelt:
ETFA 2020
IEEE
TU Wien Veranstaltungsmanagement
Österreichische Nationalbibliothek
Trabitsch Catering
Concept Solutions
Spürsinn – Werbung die greift.
Heuriger Mayer am Pfarrplatz

Fotos: © PHOTO SIMONIS | www.photo-simonis.com